开会超过一小时 严重拖累生产力


  “如果你不想干活,那么开会是必不可少的。”——美国著名经济学家约翰·肯尼思·加尔布雷思

  开会的时候,你是否会在心里抱怨:“真是浪费时间,我可以做些更有用的事情。”事实上很多人都是这样想的。开会占用了员工越来越多的时间,特别是管理者的时间。很多公司高管、经理有 40%~50%的时间被开会占据,剩下真正做事的时间非常有限。很多公司只好延长工作时间——根据美国的统计,专业人士的工作时间在过去10年一直在延长,很多人每周上班60~70小时,很多人甚至上厕所的时候也要看电子邮件。

  英国历史学家、政治学家西里尔·诺斯古德·帕金森提出了著名的官僚主义“帕金森定律”,反映在开会上就是:开会时间越长,瞎折腾越多——如果你准备开一个小时的会,那么大家就会用完这个小时,而不管会议日程是否需要这么多的时间。

  根据美国《工业周刊》杂志的调查,2000名经理人声称花在开会上的时间至少有30%是被浪费的。微软等企业联合研究发现,普通员工每周实际工作的时间只有3天,或者每天只有1。5个小时,其余时间都被浪费了,而没有效率的会议是最浪费时间的。一项调查显示,70%的员工认为开会对工作没有任何帮助,67%的员工称,每周要花4个小时来为开会做准备。

  大脑科学研究也对开会提出非议。美国明尼苏达大学心理学家凯思琳·沃斯等人与神经科学家联合研究发现,人类的认知力是有限的资源,认知力一旦耗竭,我们就会做出错误决策。开会要求投入大量精力和注意力,与会者有限的认知力将逐渐消耗,特别是冗长的会议。如果上述结论成立,那么持续3~4个小时的会议将严重拖累生产力。

  安永会计师事务所前IT顾问、《下次会议之前必读》一书作者阿尔·皮坦帕里认为,大多数会议都是没有必要开的。他认为开会与官僚主义作风有关,传统的会议消磨了大家的紧迫感,但团队讨论与头脑风暴不在此列。他建议提高会议应该遵循以下几条原则:

  ●开会之前要明确会议的目的。

  ●永远准时开会,不要等迟到的人,也不要为迟到的人重复已经进行的内容,迟到超过15分钟者不得参会。对于准时到场的人则应进行奖励,例如发个小礼品。

  ●把会议的时间限制在1小时以内,最好30分钟之内,甚至可以尝试10~15分钟内完成。

  ●规定好会议时间后按时结束,即使议程没进行完也要结束。最好尽早结束,可令与会者感觉良好。

  ●参会人数越多,会议效率越低,所以与会人数尽量少。

  ●允许员工不参加会议,而且无需理由,更不要因此进行惩罚。

  ●不允许与会者打电话、打电脑或者忙别的事情,让这些人离开。

  ●当有人在会议上多次重复自己或别人说过的话,就是在浪费时间,主持人应予打断。